Стоимость ERP: из чего складывается бюджет внедрения

Вы спросили про стоимость ERP у трёх компаний и получили три несопоставимые цифры. Первая назвала небольшой платёж в месяц, вторая — крупную сумму разово, третья цифру вообще не назвала и позвала на встречу.

Никто из них не обманывает. На вопрос «сколько стоит внедрение ERP» каждый ответил про своё: первая посчитала лицензию, вторая — работу внедренцев, третья честно признала, что объём пока неизвестен.

Стоимость ERP-системы — это не одна цифра, а минимум шесть статей расходов. Ниже разбираем каждую, показываем, какая чаще всего выпадает из коммерческого предложения, и даём формулу, по которой окупаемость вы посчитаете сами.

Почему стоимость ERP выходит разной у разных подрядчиков

Причина простая: предложения составлены в трёх разных объёмах, и построчно они не сравниваются.

• Только лицензия или подписка. Вам дают программу, остальное делаете сами. Цифра выглядит скромно, потому что основной объём работ в неё не входит.
• Лицензия плюс внедрение. Добавляются настройка, подгонка под ваш процесс и запуск. Это ближайший к работающей системе вариант.
• Проект целиком. Сверх предыдущего — перенос данных, интеграции, обучение и первый месяц поддержки.

Первое, что стоит выяснить, получив предложение, — в каком из трёх объёмов оно составлено. Компания по продаже сантехники в Термезе выбрала самый дешёвый вариант, а через месяц подписывала отдельный договор на настройку. Итоговая сумма обогнала среднее из трёх первоначальных предложений.

Поэтому выпишите все предложения на один лист по статьям. Если у разных подрядчиков заполнены разные строки, вы сравниваете не цены, а документы.

Лицензия и внедрение — это разные деньги

Лицензия или подписка — право пользоваться программой. Внедрение — работа по подгонке этой программы под ваш бизнес. Второе нередко дороже первого, и это нормальное соотношение.

Проще показать на открытых прайсах. Odoo продаёт подписку из расчёта на пользователя: тариф с возможностью кастомизации при годовой оплате стоит 10,90 доллара в месяц за пользователя, при помесячной — 13,60 (источник: прайс Odoo). На команду в двадцать человек это 218 долларов в месяц, то есть 2 616 долларов за год.

Теперь сторона внедрения. Та же компания открыто продаёт часы консультанта: пакет на 25 часов — 977,50 доллара, на 50 часов — 1 904, на 100 часов — 3 400, на 200 часов — 6 800. Там же указано, что 80% проектов такого объёма запускаются за 200 часов или меньше (источник: пакеты внедрения Odoo).

Сравните две цифры: годовая подписка на двадцать человек — 2 616 долларов, пакет внедрения на 100 часов — 3 400. Разовый запуск дороже первой годовой подписки. Держите эту пропорцию в голове, для рынка она обычная.

И ещё одна деталь того же прайса, из-за которой бюджет второго года удивляет бухгалтерию: 10,90 — цена со скидкой, которая действует двенадцать месяцев и только на первых заказанных пользователей. Дальше тариф возвращается к полной величине.

В местных тарифах счёт ведётся в сумах. Bitrix24 для Узбекистана объявил тариф на сто пользователей по 1 750 000 сумов в месяц, а при годовой оплате — дешевле (источник: тарифы Bitrix24 в Узбекистане). Это тоже плата исключительно за пользование программой: настройка и интеграции считаются отдельно.

Облачная ERP или свой сервер: как меняется расход

Этот выбор меняет не сумму, а форму расхода: в облаке вы платите каждый месяц, на своём сервере — много в начале и понемногу дальше.

В узбекистанских условиях добавляются два фактора. Первый — качество связи. У подрядчика горнодобывающего предприятия в Навоийской области интернет пропадает по нескольку раз в день, поэтому складской модуль работает на локальном сервере и раз в сутки синхронизируется с центральной базой.

Второй — валюта. Зарубежная подписка считается в долларах, а выручка у вас в сумах. Курс сдвинулся — бюджет изменился сам, без вашего участия. У местного тарифа или разовой разработки такого риска нет. Внесите этот пункт в годовой план сразу.

Сюда же мелочь, которая всплывает уже в бухгалтерии: подписку зарубежному вендору нужно чем-то оплачивать — корпоративной картой, с конвертацией, и порядок стоит согласовать с банком заранее, а не в день списания.

Практическое правило: до тридцати пользователей облако почти всегда выходит дешевле. Свой сервер оправдан, когда данные не должны покидать здание или когда связь ненадёжна.

Перенос данных: статья, которая чаще всего выпадает из предложения

Миграция — перенос данных из старой системы в новую. Простым копированием она не бывает почти никогда, потому что структуры двух систем не совпадают.

Цену определяют три вещи:

• Число источников. Одна база 1С — одна работа. 1С, две таблицы Excel и контакты в телефонах менеджеров — совсем другая. Если вы пока живёте только в 1С, проверьте по материалу хватает ли 1С или нужна ERP, наступил ли момент перехода.
• Состояние данных. Когда один товар записан тремя разными названиями, сначала сводят номенклатуру. Это работа не программиста, а вашего сотрудника.
• Глубина истории. Текущие остатки и активные контрагенты — обязательно. Пятилетний архив документов — чаще всего нет.

На кондитерском производстве в Ташкентской области источников оказалось четыре: 1С, складской Excel, график отгрузок и тетрадь у продавцов. Сам перенос занял неделю, а сведение номенклатуры — три, и делали его сотрудники предприятия, а не подрядчик.

Поэтому, увидев в предложении строку «перенос данных», сразу спрашивайте: из каких источников, сколько записей и кто чистит. Если ответ размытый, эта строка вернётся к вам отдельным счётом.

Обучение, поддержка и время ваших сотрудников

Все три статьи в бюджете будут. Вопрос лишь в том, записаны они в предложении или появятся потом.

Обучение считается по ролям, а не по системе. Продавцу — час-полтора, заведующему складом — полдня, руководителю — отдельная встреча по отчётам. Если останутся видеоинструкции, обучение следующего новичка обойдётся почти даром.

Поддержка продаётся в двух формах: месячный абонемент или почасовая оплата. Абонемент предсказуем, почасовая дешевле тем, кто обращается редко. Мы первый месяц после сдачи сопровождаем бесплатно, дальше месячные условия обсуждаются отдельно.

Время ваших сотрудников — самый крупный скрытый расход. Считается просто: число участников умножить на потраченные часы и на стоимость их часа. У поставщика медицинского оборудования в Бухаре четыре человека отдали проекту сто шестьдесят часов. Вышло больше многих строк предложения, но заранее эту сумму не написал никто.

Оплата проекта обычно делится на этапы: часть в начале, остаток при сдаче. В длинном проекте каждый модуль принимается и оплачивается как отдельный этап. Условия описаны на странице формат работы и цены.

Скрытые расходы, которые остаются за рамками бюджета

Используйте список ниже как вопросы к подрядчику. По каждому пункту спросите «это входит?» — ответы покажут настоящий объём предложения.

• Пользователи, которых вы добавите позже: меняется ли тариф, когда вы наймёте ещё одного менеджера.
• Модули и виджеты, продающиеся отдельно: телефония, документооборот, конструктор отчётов.
• Интеграции: 1С, банк-клиент, электронные счета-фактуры и налоговые сервисы, цифровая маркировка, сайт и приём оплат через Payme, Click и Uzum.
• Доплата за объём данных и файлов, а также срок хранения резервных копий.
• Рост тарифа со второго года и окончание скидки, выданной на первый.
• Месяц, когда старая и новая системы работают параллельно: два учёта и два платежа.

Есть ещё одна статья, которую не пишут нигде, — просадка в месяц перехода. В оптовом магазине канцтоваров в Намангане первые две недели каждый заказ оформлялся дольше обычного. Это временно, но в план внести нужно, и лучше не на старт сезона.

Сюда же вторая волна доработок. Заплатки, поставленные поверх готовой системы, ломаются при обновлении платформы, и их приходится переписывать. Этот расход приходит не в первый год, а во второй.

Как посчитать окупаемость ERP на своих цифрах

Окупаемость считает не продавец, а вы: исходные данные есть только у вас. Хватит пяти шагов.

1. Выберите три измеримые потери: просроченный или зависший товар, заказы, ушедшие по неверной цене, часы на сбор отчётности.
2. Померьте их в течение месяца и запишите в сумах. Не считайте по неизмеренным цифрам — результат выйдет недостоверным.
3. Оцените реальное сокращение осторожно. Берите не половину, а треть: тогда расчёт останется близким к правде.
4. Сложите сокращения по трём статьям и получите месячную экономию.
5. Разделите разовые затраты на разницу между месячной экономией и месячным постоянным платежом. Это и есть срок окупаемости.

Условный пример, подставьте свои цифры. Допустим, на зависшем товаре вы теряете 12 миллионов сумов в месяц, на неверных ценах — 4 миллиона, на сборе отчётности — 2 миллиона. Сокращение на треть даёт 6 миллионов экономии ежемесячно. Если разовые затраты равны 90 миллионам, а постоянный платёж — 3 миллионам, окупаемость приходит на тридцатый месяц.

Если результат кажется долгим, это не плохая новость, а верная. Окупаемость длиннее двух лет обычно означает одно из двух: объём пока мал либо начинают не с того модуля. Логистическая компания в Ташкенте после такого расчёта начала с планирования рейсов, потому что самой крупной потерей были порожние возвраты.

Запишите расчёт и через полгода перемерьте те же три цифры. Это единственный честный способ доказать, что система приносит деньги. С уже сделанными проектами можно познакомиться в разделе кейсы.

Частые вопросы

От какой суммы начинается стоимость ERP?

Единой цифры нет, и любой конкретный ответ будет догадкой. Цена зависит от числа пользователей, набора модулей, списка интеграций и объёма данных. Правильный путь — составить список требований и получить три предложения по одинаковым статьям; как такой список собирается, разобрано по шагам в материале как выбрать ERP-систему. Точную цифру мы даём письменным предложением после бесплатной консультации.

Почему цены на одну и ту же систему различаются в разы?

Потому что объём предложений разный. Один продаёт только программу, другой закладывает подгонку процесса, перенос данных и обучение. Разница лежит не в программе, а в часах работы. Просите расписать предложение по этапам и часам. Две оптовые продуктовые компании в Джизаке заплатили за одну и ту же систему разные суммы: первая нарисовала свой процесс заранее, вторая рисовала его по ходу проекта.

Можно ли разбить бюджет на этапы?

Да, и это самый безопасный путь. Сначала строится и запускается один самый болезненный модуль, затем последовательно добавляются остальные. Каждый этап фиксируется отдельным предложением, поэтому всю сумму вы не платите в начале и решаете, уже увидев первый результат.

Обязательно ли платить за поддержку каждый месяц?

Не обязательно, но нужно. Пока система работает, в неё вносятся изменения: новый отчёт, новый сотрудник, изменившаяся форма отчётности. Первый месяц после сдачи мы сопровождаем бесплатно, дальше вы выбираете между месячным абонементом и почасовой оплатой.

Входит ли хостинг в стоимость системы?

В облачной подписке обычно входит. В своей системе хостинг — отдельная статья, и зависит она от числа пользователей и объёма данных. Мы оформляем хостинг на имя клиента и отдаём ключи ему: даже если исполнитель поменяется, система останется вашей.

Понять стоимость ERP можно единственным способом — разложить её по статьям и спросить про каждую отдельно. Лицензия, внедрение, миграция, обучение, поддержка и время собственных сотрудников — все шесть окажутся в бюджете, записаны они в предложении или нет.

Что входит в работу по системам ERP, CRM и LMS, перечислено на странице услуги — вместе с модулями и этапами запуска.

А за тридцать минут бесплатной консультации мы заполним этот перечень вашими цифрами и посчитаем окупаемость на ваших данных.